Politiche di rimborso / Refund policies
ITALIANO
E’ possibile essere rimborsati della quota di partecipazione ad un evento ?
Casistica per partecipazione in presenza:
Ogni evento organizzato da Ligmincha Italia APS ha dei costi e investimenti preventivi, molti dei quali avvengono anticipatamente all’inizio di un evento, per questa ragione sono accettate delle richieste di rimborso della quota degli insegnamenti solamente fino a 30gg prima della data di chiusura delle iscrizioni, in modo da permettere all’associazione di avere il tempo di informare i soci e non soci sulla disponibilità di posti liberi e poter ricevere eventuali nuove quote partecipative da altre persone.
Se la richiesta di rimborso avviene a meno di 30gg dalla data di chiusura delle iscrizioni ed è motivata da questioni specifiche personali di forza maggiore, il Presidente valuterà caso per caso in conversazione via email con l’iscritto se concedere un massimo del 50% del rimborso o meno.
Non è mai possibile chiedere il rimborso di nessuna parte della quota di partecipazione una volta chiuse le iscrizioni e men che meno una volta cominciato l’evento.
Queste politiche permettono all’associazione di avere liquidità per poter gestire gli eventi che hanno il fine di essere di beneficio a centinaia di persone, in caso contrario c’è il rischio di fallire nel successo della realizzazione degli eventi, causando un disagio a tutta la comunità. Pertanto si chiede la cortesia di rispettare queste politiche a beneficio di molti.
Casistica per partecipazione online su Zoom:
Per la richiesta di rimborso di una quota per un evento ibrido dove si sceglie la partecipazione online, o per eventi solo online, la politica dei rimborsi è più flessibile rispetto alla casistica di partecipazione in presenza, tuttavia sono accettate richieste di rimborso solamente fino a 10gg dalla data di chiusura delle iscrizioni, mai a chiusura iscrizioni o a evento in corso.
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E’ possibile essere rimborsati della quota di pernottamento (compresi i pasti) ad un evento presso l’Eremo di Ronzano?
L’Eremo di Ronzano offre diverse camere per il pernotto, la maggior parte delle quali sono di gestione dell’Ordine dei Servi di Maria, proprietaria della sede, e alcune invece sono di gestione di una Cooperativa soggetta a politiche differenti. Per poter garantire la prenotazione della sede ospitante, e di conseguenza la realizzazione dell’evento in loco, l’Eremo chiede un numero minimo di occupazione delle camere che corrisponde al 70% delle stesse.
Casistica stanze ala “Convento Eremo” e “Fra’ Graziano” di gestione dell’Ordine:
Casistica più rigida. E’ possibile richiedere il rimborso della quota di pernottamento, ma solamente fino a 30gg prima della data di chiusura delle iscrizioni, in modo da permettere all’associazione di avere il tempo di informare i soci e non soci sulla disponibilità dei posti letto che si sono liberati e poter dare la possibilità ad altre persone di pernottare al posto di chi ha revocato l’iscrizione. Se la richiesta di rimborso avviene a meno di 30gg dalla data di chiusura delle iscrizioni, dovrà essere trattenuto il 50% della quota di pernottamento di colui/colei che fa richiesta di revoca, come compensazione della potenziale difficoltà a trovare nuove persone che possano occupare le stesse stanze poi revocate. Non è mai possibile chiedere il rimborso di nessuna parte della quota di pernottamento (compresi i pasti) una volta chiuse le iscrizioni e men che meno una volta cominciato l’evento, perchè tali soldi versati in precedenza sono stati già spesi e non possono essere restituiti.
Casistica stanze ala “Debre Marian” di gestione della Cooperativa:
Casistica più flessibile. E’ possibile richiedere il rimborso della quota di pernottamento solamente fino a 10gg prima della chiusura delle iscrizioni. Le stanze della Cooperativa non occupate vengono assegnate ad esterni, non partecipanti all’evento di Ligmincha Italia, direttamente dalla Cooperativa.
Gli organizzatori non sono tenuti a specificare ai partecipanti prima dell’inizio dell’evento in quale stanza sono stati assegnati in fase di iscrizione, in quanto l’allocazione delle camere durante la fase pre-ritiro può subire dei cambiamenti in funzione a molti fattori tecnici interni. Il partecipante conoscerà la sua allocazione solamente al momento dell’arrivo all’Eremo.
ENGLISH
Is it possible to be refunded for the participation fee for an event ?
Case for in-person participation:
Each event organized by Ligmincha Italia involves anticipated costs and investments, many of which occur before the event begins. For this reason, requests of refunds of the fees are accepted only up to 30 days before the registration deadline. This gives time to the association to inform members and non-members about available spots and to receive any new registration fees from other people.
If the refund request is made less than 30 days before the registration deadline and is motivated by specific personal circumstances beyond its control, the President will evaluate, on a case-by-case basis, via email with the registered participant whether to grant a maximum of 50% of the refund.
It is never possible to request a refund of any part of the registration fee once registration has closed, and never ever if the event has begun.
These policies allow the association to secure the funds needed to manage events intended to benefit hundreds of people. Otherwise, there’s a risk of the event failing to be a success, causing inconvenience to the entire community. Therefore, we ask that you please respect these policies for the benefit of many.
Case for online participation on Zoom:
For the request of refund of a fee paid for online participation, the policy is more flexible, therefore requests are accepted only up to 10 days before registration deadline, and never after the deadline and never ever after the begin of the event.
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Is it possible to be refunded for the overnight fee (meals included) at the Hermitage of Ronzano?
The Hermitage offers several rooms for the overnight stays, most of which are managed by the Order of the Servants of Mary, which owns the venue, while some are managed by a Cooperative with different policies. Furthermore, to guarantee the reservation of the host venue, and consequently the hosting of the event on-site, the Hermitage requires a minimum occupancy of 70% of the rooms.
Case for the rooms in the wing of “Hermitage Nunnery” and “Fra’ Graziano” managed by the Order:
More stringent case. It is possible to request a refund of the accommodation fee, but only up to 30 days before the registration deadline. This allows to the association the time to inform members and non-members about the availability of some spots and to provide other people the opportunity to take the spots of who cancelled their registration. If the refund request is made less than 30 days before the registration deadline, 50% of the accommodation fee will be retained to compensate for the potential difficulty in finding new people to occupy the same rooms that have been booked earlier. It is never possible to request a refund of any part of the accommodation fee (including meals) once registration has closed, never ever once the event has begun, because the previously paid funds have already been spent and cannot be refunded.
Case for the rooms in the wing of “Debre Marian” managed by the Cooperative:
More flexible case. It is possible to make a refund request only up to 10days before the deadline. The rooms managed by the Cooperative that are not booked by Ligmincha Italy’s participants will be assigned to other people directly from the Cooperative not connected with Ligmincha Italy’s event.
The organizers do not have to specify to the attendee the room where has been assigned in the moment of the registration before the begin of the event, because during the pre-retreat phase can accure many technical factors which can change that allocation. The attendee will know his room allocation solely at arrival to the Hermitage.